De cost per hire zijn de totale kosten van het recruitment proces, gedeeld door het aantal aangenomen medewerkers. Als je dit berekent over een periode van twaalf maanden, heb je een goed beeld van je cost per hire. Veel bedrijven zijn onnodig veel geld kwijt aan hun recruitment proces. Wij merken dat bedrijven vaak nauwelijks zicht hebben op de cost per hire. Zonde!
Hoe bereken je de cost per hire?
De definitie is simpel, maar de berekening is vaak wat lastiger. Wat veel werkgevers vergeten, is dat er vaak onnodige variabele kosten bij het proces komen kijken. Er zijn verschillende interne en externe kosten waar rekening mee gehouden moet worden. Laten we eens beginnen met het in kaart brengen van de interne en externe kosten.
Interne kosten
- Salaris gehele recruitment afdeling
- Opleidingen en trainingen recruitment afdeling
- Overhead / werkplek recruitment afdeling
- Salaris hiring managers
- Bonussen referral programma’s
- Aangenomen medewerkers
- Externe & interne kandidaten
- Overgenomen medewerkers vanuit een uitzendcontract
- Stagiaires, optioneel om deze mee te rekenen
Externe kosten
- Vacature op de website
- ATS kandidaten management tool
- LinkedIn recruiterseat
- Toegang overige jobboards
- Employer Branding
- Fees recruitment bureau’s
- Vacature plaatsingen jobboards
- Intelligentie en persoonlijkheidstesten
Vaak worden de externe kosten vergeten om bij de cost per hire in te rekenen. Hierdoor krijg je een onrealistisch beeld van je uitgaven ten opzichte van recruitment. Bedrijven schrikken zich vaak rot wanneer wij de cost per hire inzichtelijk maken. Op externe kosten kan flink bespaard worden door een gedeelte van het recruitment proces uit te besteden. Veel recruitment partijen hebben bijvoorbeeld al toegang tot een ATS management tool of een LinkedIn recruiterseat, waar jij als ondernemer dan geen extra geld in hoeft te investeren.
Een rekenvoorbeeld
De formule: interne plus externe kosten, gedeeld door het aantal hires. Neem een bedrijf dat in twaalf maanden tien mensen aanneemt, tegen gemiddeld €60.000 bruto per jaar. De bedragen hieronder zijn aannames voor dit voorbeeld:
- Eén recruiter op de loonlijst: €67.200 (€4.000 bruto per maand plus 40% werkgeverslasten)
- Tijd van hiring managers: €7.200 (twaalf uur per hire à €60)
- Referral-bonussen: €2.000
- Jobboards en LinkedIn Recruiter: €7.500
- Vacatureplaatsingen en employer branding: €6.000
- Intelligentie- en persoonlijkheidstesten: €1.500
- Bureaufee voor twee van de tien hires: €26.400 (twee keer 22% van €60.000)
Opgeteld €117.800, dus €11.780 per hire. De duurste post is hier de eigen recruiter, met €67.200 ruim de helft van het totaal. Die kosten lopen door als er minder mensen bij komen. Bij vijf hires is de recruiter alleen al €13.440 per hire, bij tien €6.720.
Wat een bureau kost
Een bureau rekent een percentage van het bruto jaarsalaris van wie je aanneemt. Volgens de recruitmentgids van YoungCapital ligt dat in Nederland gemiddeld rond 25% van het bruto jaarloon, inclusief vakantiegeld en andere beloningen. Afhankelijk van hoe moeilijk de functie te vullen is, loopt het van 20% tot 35%. Bij €60.000 is 25% een bedrag van €15.000.
Sennasearch rekent 18 tot 25% van het bruto jaarsalaris. Het percentage staat vast voordat het zoeken begint, en de factuur komt pas als de kandidaat getekend heeft. Bij €60.000 is dat €10.800 tot €15.000. Meer daarover bij de kosten van werving en selectie. Vraag elk bureau over welk bedrag het percentage wordt berekend, want dat verschilt.
Wat een verkeerde hire kost
De cost per hire zegt wat aannemen kost, niet wat het kost als het misgaat. Gallup schatte in 2019 dat het vervangen van één medewerker een half tot twee keer het jaarsalaris kost, en noemt dat zelf een voorzichtige schatting. Bij €60.000 is dat €30.000 tot €120.000. Het Amerikaanse SHRM kwam in zijn benchmark op een gemiddelde cost per hire van bijna $4.700. Een vertrek binnen het eerste jaar kost dus al snel meer dan het werven zelf.
Wanneer is het slim om recruitment (gedeeltelijk) uit te besteden?
Snelgroeiende bedrijven zoals start-ups of scale-ups zijn een stuk goedkoper uit door recruitment over te laten aan een gespecialiseerde partij. Hoe minder mensen worden aangenomen, hoe hoger de externe kosten per hire en dus ook de totale cost per hire. Daarnaast hebben partijen die minder vacatures hebben vaak nog geen efficiënt recruitment apparaat om snel de juiste kandidaten te vinden.
Zo houd je de cost per hire laag
Zonder cijfers per post weet je niet waar het geld heen gaat. Vier dingen om bij te houden:
- Per kanaal: via welk kanaal kwam elke hire binnen, en wat kostte dat? Dan zie je welke jobboard of welk bureau zichzelf terugverdient.
- De uren van hiring managers. Gesprekken en beoordelingen door mensen met een hoog uurtarief ontbreken in de meeste berekeningen.
- Verloop in het eerste jaar. Wie binnen een jaar vertrekt, laat je de cost per hire opnieuw betalen.
- De doorlooptijd, van het openen van de vacature tot de getekende arbeidsovereenkomst. Zolang de plek leeg is, blijft er werk liggen.
Wat een eigen recruiter, een bureau per vacature of RPO in jouw situatie kost, reken je uit in de kostencalculator. Je vult het aantal hires per jaar en het gemiddelde bruto jaarsalaris in.
