Privacyverklaring.

Sennasearch verwerkt persoonsgegevens van mensen die deze website bezoeken en van mensen die contact met ons opnemen. In deze verklaring staat welke gegevens dat zijn, waarom we ze nodig hebben, met wie we ze delen en wat je er zelf over te zeggen hebt. We houden het zo kort en concreet als de wet toelaat.

1. Wie verantwoordelijk is voor je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is:

• Keenr B.V., handelend onder de naam Sennasearch
• Bezoek- en postadres: Schapenkamp 2, 1211 PA Hilversum
• KvK-nummer 94636389
• E-mail: info@sennasearch.nl
• Telefoon: 020 303 1175

Heb je een vraag over je gegevens, wil je een verzoek doen of denk je dat er iets is misgegaan, dan kun je daarvoor info@sennasearch.nl gebruiken. Dat is het adres waar dit soort berichten binnenkomt.

2. Waar deze verklaring wel en niet over gaat

Deze verklaring gaat over de website sennasearch.nl: wat er gebeurt als je hier rondkijkt, de kostencalculator gebruikt of een van de contactformulieren invult.

Onze vacatures staan op een apart adres: vacatures.sennasearch.nl. Dat draait op Recruitee, een systeem van Recruitee B.V. in Amsterdam. Solliciteer je daar, dan gelden de afspraken en de privacyinformatie die op dat platform staan. Die privacyinformatie staat op vacatures.sennasearch.nl/privacy-policy.

Op deze site staan links naar andere websites, bijvoorbeeld naar onze LinkedIn-pagina. Voor die websites gelden hun eigen voorwaarden. Wij hebben daar geen invloed op.

3. Welke gegevens we verzamelen

3.1 Wat je zelf invult in een contactformulier

Op meerdere pagina's van deze site staat hetzelfde contactformulier. Het vraagt om:

• je naam (verplicht)
• je telefoonnummer (verplicht)
• je zakelijke e-mailadres (verplicht)
• je bedrijfsnaam (optioneel)
• om welke rol het gaat (optioneel)
• hoeveel mensen je de komende twaalf maanden verwacht aan te nemen (optioneel)
• waar we je mee kunnen helpen: Werving & Selectie, RPO of weet ik nog niet precies (optioneel)
• wat je tot nu toe hebt geprobeerd (optioneel, een vrij tekstveld)

Het laatste veld is een open tekstvak. Wat je daarin zet, ontvangen wij precies zoals je het opschrijft. Zet er dus geen gegevens in die je liever niet met ons deelt, zoals medische informatie of gegevens van collega's die daar niets van weten.

Op de meeste pagina's is dit formulier de eerste stap van het inplannen van een gesprek. Kies je daarna een dag en een tijdstip, dan leggen we ook dat moment vast, zodat de afspraak in onze agenda komt te staan.

3.2 Wat er automatisch met je aanvraag meegaat

Als je het formulier verstuurt, sturen we een paar technische gegevens mee die je niet ziet:

• de herkomst van je bezoek: een Google Ads-klik-ID (gclid) en de campagnelabels uit de link waarmee je binnenkwam (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term en utm_content)
• het webadres van de pagina waarop je het formulier invulde
• het tijdstip waarop je op verzenden klikte

Die gegevens gebruiken we om te zien via welke advertentie of link een aanvraag binnenkomt. Ze zeggen iets over de route naar onze site, niet over jou als persoon, maar omdat ze aan je aanvraag hangen behandelen we ze als onderdeel van je gegevens.

3.3 Wat je browser achterlaat bij onze hostingpartij

Deze website draait bij Vercel. Zoals bij vrijwel elke webserver legt Vercel technische gegevens vast van elk bezoek: je IP-adres, het tijdstip, welke pagina je opvroeg en welke browser en welk apparaat je gebruikt. Die gegevens zijn nodig om de site te kunnen tonen, storingen op te sporen en misbruik tegen te gaan. Wij gebruiken ze niet om bezoekers te herkennen of te volgen.

3.4 Wat er in je eigen browser wordt opgeslagen

Deze site plaatst cookies. Welke dat precies zijn, van wie ze komen en hoe lang ze blijven staan, staat per cookie in de cookieverklaring. Het gaat om drie soorten:

• een cookie die onthoudt welke keuze je in de cookiebanner hebt gemaakt. Die is nodig, want zonder die cookie zouden we het je op elke pagina opnieuw vragen. Daar hoeven we geen toestemming voor te vragen, ook niet als je alles weigert
• een cookie die de herkomstgegevens uit paragraaf 3.2 bewaart, zodat ze er nog zijn als je een paar dagen later terugkomt om het formulier in te vullen. Die wordt alleen geplaatst als je in de banner toestemming geeft voor marketing
• cookies van Google Analytics en Google Ads, alleen als je daar in de banner toestemming voor geeft

Daarnaast bewaart de site een markering in de sessieopslag van je browser dat je de eenmalige pop-up al hebt gezien, zodat je hem niet opnieuw krijgt. Sessieopslag is geen cookie, maar valt wel onder dezelfde regels over opslag op je eigen apparaat. Die markering verdwijnt zodra je het tabblad sluit.

Geef je geen toestemming, dan blijft het bij de keuze-cookie en die markering. Je keuze kun je altijd aanpassen via Cookievoorkeuren onderaan elke pagina.

3.5 De kostencalculator

De kostencalculator op deze site rekent volledig in je eigen browser. De getallen die je invult, zoals het aantal hires per jaar en het gemiddelde brutojaarsalaris, worden niet naar ons verstuurd, niet opgeslagen en door ons niet gezien. Pas als je daarna zelf het contactformulier invult, ontvangen wij iets van je.

3.6 Gegevens van mensen jonger dan 16

Deze website is bedoeld voor werkgevers en voor mensen die werk zoeken. We hebben niet de bedoeling gegevens te verzamelen van bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, en we vragen ook nergens naar een leeftijd. Tegelijk kunnen we niet controleren hoe oud iemand is die een formulier invult.

Denk je dat we zonder toestemming van een ouder of voogd gegevens van een kind hebben gekregen, mail dan naar info@sennasearch.nl. Dan verwijderen we ze.

4. Waarvoor we ze gebruiken en op welke grondslag

De AVG vraagt om per doel een grondslag. Dat ziet er bij ons zo uit:

Je aanvraag behandelen

We gebruiken je naam en contactgegevens en wat je in het formulier hebt geschreven om contact met je op te nemen, je vraag te beantwoorden en te beoordelen of we je kunnen helpen. Grondslag: het nemen van maatregelen op jouw verzoek voordat er een overeenkomst is (artikel 6, lid 1, onder b, AVG). Blijkt er geen samenwerking uit te komen, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om zakelijke vragen te beantwoorden (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).

De opdracht uitvoeren

Word je klant, dan gebruiken we dezelfde gegevens om de opdracht uit te voeren en te factureren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6, lid 1, onder b, AVG) en, voor de administratie, het nakomen van een wettelijke plicht (artikel 6, lid 1, onder c, AVG).

Weten welke advertentie of link werkt

De herkomstgegevens uit paragraaf 3.2 gebruiken we om te zien waar aanvragen vandaan komen, zodat we ons advertentiebudget niet in het duister uitgeven. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f, AVG). Wil je daar bezwaar tegen maken, dan kan dat, zie paragraaf 12.

De site laten werken en beveiligen

De technische gegevens uit paragraaf 3.3 gebruiken we om storingen op te lossen en misbruik tegen te gaan. Grondslag: gerechtvaardigd belang (artikel 6, lid 1, onder f, AVG).

5. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen.

• Aanvragen via het contactformulier die niet tot een samenwerking leiden: vierentwintig maanden.
• Gegevens van klanten en opdrachten: twee jaar na afloop van de opdracht. De financiële administratie bewaren we zeven jaar, omdat de Belastingdienst dat voorschrijft.
• Je gegevens in HighLevel, het systeem uit paragraaf 6 waarin we aanvragen en afspraken bijhouden, en de afspraak zelf in onze agenda: vierentwintig maanden na je laatste contact met ons. Word je klant, dan gelden de twee termijnen hierboven; ben je kandidaat, dan geldt de kortere termijn hieronder.
• Gegevens van kandidaten, waaronder het cv: een jaar.
• Technische logbestanden bij onze hostingpartij: maximaal dertig dagen.

6. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet en we geven ze niet door aan adverteerders. We schakelen wel een paar leveranciers in die nodig zijn om te kunnen werken:

• Vercel, dat deze website host. Alles wat je naar deze site stuurt, loopt via hun servers.
• Sanity, waar de teksten en de afbeeldingen van deze site worden beheerd. De foto's en logo's die je op een pagina ziet, worden rechtstreeks van de servers van Sanity geladen. Om die bestanden te kunnen sturen ontvangt Sanity je IP-adres en technische gegevens over je browser, net zoals Google dat doet voor de lettertypen in paragraaf 8. Dat gebeurt zodra je een pagina opent, ook als je in de cookiebanner niets accepteert.
• HighLevel, het systeem waarin we binnenkomende aanvragen en onze afspraken bijhouden. Vul je op deze site een formulier in of plan je een gesprek in, dan gaan je naam, je telefoonnummer, je e-mailadres en je bedrijfsnaam daarheen, samen met je antwoorden op de vragen over de rol, het aantal mensen dat je verwacht aan te nemen en waar we je mee kunnen helpen, de herkomstgegevens uit paragraaf 3.2 en, als je een gesprek inplant, de dag en het tijdstip van die afspraak. Daar staat je aanvraag klaar voor de collega die contact met je opneemt, en daar staat de afspraak in onze agenda. HighLevel is een dienst van HighLevel Inc. in Dallas, Verenigde Staten.
• Resend, waarmee een bericht uit het contactformulier als e-mail bij ons team terechtkomt. Wat je daarin invult gaat eerst naar een kleine serverfunctie bij onze hostingpartij, en die geeft het aan Resend mee om te bezorgen. Plan je een gesprek in, dan komt daar geen e-mail van Resend aan te pas: die aanvraag gaat alleen naar HighLevel. De verzending is ingesteld op een datacentrum in Ierland. Resend is een dienst van Plus Five Five, Inc. in San Francisco, Verenigde Staten. De gegevens over die verzending worden wel in de Verenigde Staten bewaard. Met Resend is een verwerkersovereenkomst van kracht.
• Google Workspace, waar onze e-mail en agenda op draaien, omdat het contact na je aanvraag per e-mail verdergaat.
• Google, dat de lettertypen van deze site levert. Zie paragraaf 8.
• Google nogmaals, voor het meten van het gebruik van de site en van onze advertenties, via Google Tag Manager, Google Analytics en Google Ads. Dit gebeurt alleen als je daar in de cookiebanner toestemming voor geeft. Zie paragraaf 9.

Met leveranciers die namens ons persoonsgegevens verwerken sluiten we een verwerkersovereenkomst, waarin staat dat zij die gegevens alleen voor ons mogen gebruiken. Verder geven we gegevens alleen door als de wet ons daartoe verplicht.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Vercel is een Amerikaans bedrijf. Dat betekent dat gegevens die via deze website lopen buiten de Europese Economische Ruimte terecht kunnen komen, bijvoorbeeld doordat servers of ondersteunend personeel zich daar bevinden. Voor zo'n doorgifte moet een geldige waarborg bestaan, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of deelname aan het EU-US Data Privacy Framework.

De serverfunctie die je aanvraag verwerkt, draait in Frankfurt en dus binnen de Europese Economische Ruimte. Ook de verzending van de e-mail is ingesteld op een datacentrum in Ierland. Resend, dat die e-mail bezorgt, is net als Vercel een Amerikaans bedrijf, dus ook daarvoor geldt het punt hierboven.

Met Vercel en met Resend is een verwerkersovereenkomst van kracht; bij allebei maakt die deel uit van de voorwaarden die we bij het afnemen van de dienst hebben aanvaard. De doorgifte naar de Verenigde Staten steunt in beide gevallen op de standaardcontractsbepalingen van de Europese Commissie. Vercel Inc. en Plus Five Five, Inc. zijn daarnaast allebei gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework.

Ook HighLevel is een Amerikaans bedrijf: HighLevel Inc. in Dallas, Texas. Wat je in een formulier op deze site invult en de afspraak die je inplant, komen daar terecht en dus buiten de Europese Economische Ruimte. HighLevel Inc. staat als deelnemer aan het EU-U.S. Data Privacy Framework geregistreerd op de officiële lijst die het Amerikaanse ministerie van Handel bijhoudt. Die registratie loopt sinds 29 september 2023 en stond op 23 augustus 2026 als actief te boek.

Voor de lettertypen van Google geldt hetzelfde punt. Zie de volgende paragraaf. Datzelfde geldt voor Google Tag Manager, Google Analytics en Google Ads uit paragraaf 9. Google Tag Manager wordt opgehaald zodra je een pagina opent, en Google ontvangt daarbij je IP-adres en technische gegevens over je browser, net als bij de lettertypen. Meten doen we pas nadat je daar in de cookiebanner toestemming voor hebt gegeven: geef je die niet, dan worden er via die weg geen gegevens over je bezoek vastgelegd en worden Google Analytics en Google Ads niet geactiveerd.

8. Lettertypen van Google

De lettertypen op deze site worden geladen van fonts.googleapis.com en fonts.gstatic.com, twee servers van Google. Dat gebeurt automatisch zodra je een pagina opent. Om die bestanden te kunnen sturen ontvangt Google je IP-adres en technische gegevens over je browser. Wij hebben geen invloed op wat Google daarmee doet.

Meer daarover staat in het privacybeleid van Google op policies.google.com/privacy.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

Deze website plaatst cookies. De eerste keer dat je binnenkomt vraagt een banner wat je goedvindt. Alles wat niet nodig is om de site te laten werken staat uit tot je zelf op accepteren klikt. Weigeren kost precies evenveel klikken als accepteren, en niets kiezen telt als weigeren.

Wat er kan worden geplaatst, van wie het komt en hoe lang het blijft staan, staat per cookie in de cookieverklaring. Je keuze intrekken of veranderen kan op elk moment via Cookievoorkeuren onderaan elke pagina, en kost net zoveel moeite als het geven ervan.

Voor het meten gebruiken we Google Tag Manager, en daarin Google Analytics en Google Ads. Zolang je geen toestemming hebt gegeven staan die in de toestemmingsmodus van Google: ze mogen dan niets op je apparaat opslaan en niets over je onthouden. Google ontvangt in dat geval alleen een melding dat er een pagina bekeken is, zonder cookie en zonder gegeven waarmee je te herkennen bent.

Er staat geen advertentiepixel van Meta of LinkedIn op deze site, geen Hotjar en geen Microsoft Clarity.

10. Gegevens van kandidaten

Sennasearch is een recruitmentbureau, dus we werken dagelijks met gegevens van kandidaten: contactgegevens, cv, werkervaring, opleiding, salarisindicatie en aantekeningen uit gesprekken. Die gegevens komen bijna nooit via deze website binnen. Ze komen uit sollicitaties op vacatures.sennasearch.nl, uit ons eigen netwerk en uit openbare bronnen zoals LinkedIn.

Voor zover het over deze website gaat, is dit wat je moet weten:

• Solliciteer je op een vacature, dan verloopt dat via vacatures.sennasearch.nl en niet via de formulieren op deze site. Daar staat ook welke informatie dat platform van je vraagt.
• Neem je via een formulier op deze site contact op als kandidaat in plaats van als werkgever, dan volgt je bericht dezelfde weg als elke andere aanvraag: van het formulier naar een serverfunctie bij onze hostingpartij in Frankfurt, en van daar naar HighLevel uit paragraaf 6. Het komt dus niet terecht in het systeem waarin we vacatures en sollicitaties bijhouden; dat is Recruitee en dat bereik je alleen via vacatures.sennasearch.nl. We behandelen je bericht wel als een aanmelding.
• We nemen je pas in ons bestand op om je later voor rollen te benaderen als je daar toestemming voor geeft. Die toestemming kun je op elk moment intrekken.
• We bewaren kandidaatgegevens, waaronder je cv, een jaar. Willen we ze daarna houden, dan vragen we je daar opnieuw toestemming voor.

Delen we jouw gegevens met een opdrachtgever, dan doen we dat pas nadat je hebt gezegd dat je bij die opdrachtgever voorgesteld wilt worden. We sturen geen cv's rond zonder dat je het weet.

11. Hoe we je gegevens beveiligen

Deze website is alleen via een beveiligde verbinding (https) bereikbaar, zodat wat je invult onderweg niet leesbaar is voor anderen. Wat je in een formulier zet, gaat van je browser naar een serverfunctie bij onze hostingpartij in Frankfurt en van daar naar HighLevel, het systeem uit paragraaf 6. Dat systeem zit achter een inlog. Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk kunnen erbij.

Merk je dat er iets mis is met de beveiliging van deze site, laat het ons dan weten via info@sennasearch.nl. We pakken zo'n melding serieus op.

12. Je rechten

Je hebt onder de AVG de volgende rechten:

• Inzage. Je mag opvragen welke gegevens we van je hebben en wat we ermee doen.
• Rectificatie. Klopt er iets niet, dan passen we het aan.
• Verwijdering. Je mag vragen om je gegevens te wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking. Je mag vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld terwijl we een correctie uitzoeken.
• Bezwaar. Verwerken we gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, dan mag je daartegen bezwaar maken. Dat geldt in elk geval voor de herkomstgegevens uit paragraaf 3.2.
• Dataportabiliteit. Je mag de gegevens die je zelf hebt aangeleverd in een gangbaar bestandsformaat opvragen, zodat je ze mee kunt nemen.
• Toestemming intrekken. Heb je ons ergens toestemming voor gegeven, dan mag je die op elk moment intrekken. Wat er daarvoor gebeurde blijft rechtmatig.

Een verzoek stuur je naar info@sennasearch.nl. We reageren binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mogen we die termijn met twee maanden verlengen, maar dan laten we je dat binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we je vragen jezelf te identificeren.

13. Klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Vind je dat we niet zorgvuldig met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Komen we er samen niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen in deze verklaring

Verandert er iets aan de website of aan de manier waarop we met gegevens omgaan, dan passen we deze verklaring aan. Bovenaan de pagina staat wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Kijk hier dus af en toe even, zeker als je al langer met ons werkt.