Het effectief onboarden van nieuwe collega’s

Een nieuwe medewerker vinden is niet makkelijk in deze tijd van personeelstekort. Mocht je eindelijk iemand gevonden hebben, dan wil je hem of haar natuurlijk zo lang mogelijk bij je houden. Een effectieve onboarding van een nieuwe collega kan daar aan bijdragen.

Onboarding is het inwerken van een nieuwe medewerker. Het proces kan al beginnen voordat iemand begint met werken. Denk hierbij aan het sturen van een inwerk handleiding of een gesprek inplannen voor mogelijke vragen die je nieuwe collega heeft.

Nieuwe collega aan boord

Een gestructureerde onboarding aanpak is ontzettend belangrijk. De eerste stap is het overbrengen van bedrijfsinformatie: wie zijn jullie, waar staan jullie voor, hoe gaat alles in z’n werk bij het bedrijf.

De inwerkhandleiding is handig. Je kunt het aan alle nieuwe medewerkers geven. Ze kunnen het thuis rustig doorlezen.

Zorg ervoor dat ze bij jou of een collega terecht kunnen met vragen. Zorg ervoor dat iedereen zich vrij voelt om vragen te stellen, ongeacht hoe gek ze lijken.

Geef je nieuwe medewerker ook een overzicht van hun rol en de verantwoordelijkheden die daarbij horen. Verstrek praktische informatie over de dagelijkse taken, verwachtingen en teamstructuren. Dit helpt bij het inwerkproces en voorkomt onduidelijkheid.

Daarnaast zijn er verschillende tools beschikbaar die het onboardingsproces makkelijker kunnen maken. Gebruik online trainingsmodules of communicatieplatforms zoals Slack of Teams. Dit zal helpen om je nieuwe medewerker vragen te laten stellen. Het zal hen ook helpen om de benodigde vaardigheden te leren. Dit is niet alleen efficiënt, maar biedt ook flexibiliteit.

Het is waarschijnlijk dat je nieuwe medewerker in een team komt te werken. Door ze te laten aansluiten bij een (virtueel) koffiemomentje, kan hij of zij de sfeer in het team proeven en alle

collega’s zo leren kennen. Een prettige werkomgeving is natuurlijk essentieel.

Werken met een mentor

Een andere manier van inwerken is het toewijzen van een mentor aan de nieuwe collega. Een mentor kan vragen beantwoorden, begeleiding bieden en de nieuwe medewerker helpen zich sneller te integreren in het bedrijf.

Kies mentors zorgvuldig op basis van hun ervaring, vaardigheden en de bereidheid om een ‘gids’ te zijn. Mentoren moeten niet alleen alle ins en outs weten van de functie, maar moeten ook goed de bedrijfscultuur begrijpen.

Vergeet daarbij niet dat de mentor ook tijd moet hebben voor het mentorschap en dat de mentor goed is in het helpen en ondersteunen. Niet iedereen is hier geschikt voor.

Zorg voor een ondersteunende structuur waarin mentors regelmatig contact hebben met de nieuwe werknemer. Dit kan wekelijkse check-ins, virtuele vergaderingen of informele bijeenkomsten omvatten, afhankelijk van de beschikbaarheid en voorkeuren van beide partijen. Voer ook regelmatig evaluaties uit om te beoordelen of het proces goed verloopt en of de mentor goed past bij de nieuwe collega.

Continue evaluatie en feedback

Het onboardingsproces eindigt niet na de eerste week. Een inwerkperiode kan weken of misschien wel maanden duren, afhankelijk van de werkzaamheden. Om te zorgen voor een prettige inwerkperiode, is continue evaluatie en feedback een belangrijke stap. Niet alleen voor jou als werkgever, maar ook voor de nieuwe werknemer. Houd regelmatig check-ins en moedig je nieuwe collega aan om hun ervaringen te delen. Deze terugkoppeling is waardevol om aanpassingen te maken en het onboardingsproces voortdurend te verbeteren.